I Servizio

I Servizio 

Affari Generali - Segreteria - Risorse Umane - Politiche del lavoro e dell’occupazione - CED 

Ufficio segreteria 

• Supporta l’azione degli organi politici dell’Ente, Sindaco, Giunta, Presidente del Consiglio Comunale, Consiglio Comunale e Commissioni Consiliari e provvede a tutti gli adempimenti connessi alle attività degli stessi organi; 
• provvede alla movimentazione degli atti deliberativi e supporta il Segretario Comunale nello svolgimento delle funzioni proprie; 
• provvede alla verifica della regolarità del procedimento di proposta degli atti deliberativi, di adozione ed esecutività degli stessi; 
• cura, in ordine alle determinazioni dirigenziali, l’esecutività, la pubblicazione e la registrazione delle stesse; 
• cura la predisposizione dell’o.d.g. del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale, supporta il Segretario Generale durante le sedute consiliari e nella verbalizzazione delle stesse; 
• con riferimento agli amministratori, provvede alla gestione delle missioni, rimborsi spese, gettoni di presenza per le sedute consiliari e rimborsi ai datori di lavoro per permessi; 
• predispone il Regolamento di funzionamento del Consiglio Comunale e relativi aggiornamenti; 
• cura la tenuta degli atti deliberativi, delle determinazioni dirigenziali, dei provvedimenti del Sindaco e dei relativi registri anche su supporto informatico; 
• svolge gli adempimenti di cui alla L. 241/90 per gli atti di cui cura il deposito definitivo; 
• assicura con il supporto del Segretario Comunale le funzioni in ordine a vertenze, liti giudiziarie e amministrative, transazioni, compromessi e arbitrati qualora per ragioni di materia non siano assegnati ad altro ufficio; 
• cura la conservazione in collaborazione con gli specifici settori di tutti gli atti riferiti al contenzioso di cui l‘Ente è parte; 
• cura, con il supporto degli altri settori, i rapporti con le autorità giudiziarie, ivi compresa la Magistratura Contabile, nonché con tutti gli altri soggetti istituzionali se ed in quanto essi non siano meramente politici o non abbiano per oggetto competenze specifiche di altri settori; 
• provvede alla tenuta dello Statuto e dei Regolamenti Comunali ed al loro adeguamento se ed in quanto i regolamenti non siano di competenza esclusiva di altri settori; 
• provvede alla pubblicazione all’Albo Pretorio on line degli atti, degli avvisi, delle Leggi e dei Regolamenti nonché alla tenuta dell’apposito Registro cronologico; 
• provvede alla tenuta del centralino e alla custodia della sede comunale, nei giorni ed orari di apertura; 
• riceve e consegna gli atti civili e penali depositati presso la Casa Comunale ai sensi di legge; 
• cura la tenuta del protocollo generale, relativo archivio corrente e di deposito, e la gestione dell’accesso all’archivio storico; 
• provvede alla registrazione e alla classificazione della posta in arrivo dell’Ente, all’acquisizione informatica e alla trasmissione agli altri settori. Provvede alla registrazione e classificazione della posta in partenza del settore Affari Generali; 
• cura la spedizione degli atti e della corrispondenza; 
• gestisce il sito WEB istituzionale; 
• cura le pubblicazioni obbligatorie sul sito istituzionale previste dalla normativa vigente; 
• cura tutti gli adempimenti connessi all’attuazione delle forme di “Democrazia Partecipata”, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 6 della L.R. n. 5/2014, ferma restando la competenza - in ragione della materia trattata - di ciascuna delle Aree in cui è articolata la struttura organizzativa dell’Ente, in relazione all’istruttoria e alla successiva attuazione delle idee progettuali proposte. 

Ufficio Segreteria Sindaco 

• cura il disbrigo degli affari di gabinetto del Sindaco e della Giunta e ne assicura le funzioni di Segreteria; 
• rapporti con organi istituzionali interni e relazioni esterne; 
• cura i rapporti con gli organi di informazione; 
• provvede alla comunicazione e/o informazione alla cittadinanza sull’azione dell’Amministrazione ivi compresa la redazione di eventuali periodici e/o altro a mezzo stampa; 
• cura il cerimoniale dell’Ente; 
• cura i rapporti di gemellaggio con gli altri Enti Locali esteri; 
• cura la concessione in uso delle sale comunali”; 
• provvede alla fornitura dei beni e servizi necessari al funzionamento del servizio di P.M. alle dirette dipendenze del Sindaco. 

Risorse Umane 

• cura la gestione del rapporto di lavoro dei dipendenti nella fase successiva a quella del reclutamento;

a. svolge attività concernenti:

• rilevazione orario di lavoro, stampe tabulati mensili, annuali e statistiche; 
• missioni e trasferte: controllo, compilazione tabelle e predisposizione atti di liquidazione; 
• straordinari: calcolo ore e liquidazioni del personale dell’Area; 
• congedi ordinari, straordinari e permessi: registrazione ed archiviazione; 
• controllo articolazioni turni vari di lavoro (reperibilità, orario spezzato, ecc.) e liquidazione delle competenze degli appartenenti all’area; 
• Conto Annuale e Relazione sulla gestione del Personale (art. 60 del D.lgs. n. 165/01) per la parte di competenza. 

Politiche del lavoro e dell’occupazione

• sulla base della determinazione qualitativa e quantitativa dei fabbisogni, elabora ed attua forme di selezione e reclutamento delle risorse umane;
• formula, per le materie di competenza, proposte di norme regolamentari e loro revisione; 
• nell'ambito degli indirizzi sopra delineati provvede: 
• all’attività di studio e definizione dei criteri e delle modalità di selezione e reclutamento del personale attraverso la formulazione del Regolamento Concorsi; 

b. alla cura delle procedure richieste per l'espletamento dei concorsi: formulazione dei bandi di concorso e pubblicizzazione, predisposizione atti, istruttoria per la nomina delle Commissioni Giudicatrici e del segretario verbalizzante; 

c. alla liquidazione dei compensi ai membri delle commissioni, alla comunicazione delle nomine, alla tenuta delle graduatorie; 

d. alla cura delle procedure previste per il reclutamento del personale: I. assunzioni in ruolo; 

II. assunzioni ex legge 56/1987; 

III. assunzioni ex legge 68/1999 

IV. assunzioni a tempo determinato; 

e. alla cura delle procedure previste per l'attuazione della mobilità di personale interna ed esterna: I. trasferimenti; 

II. comandi; 

III. distacchi; 

• tenuta ed aggiornamento della documentazione relativa alle attività di cui sopra: 

a. raccolta domande di assunzione; 

b. adempimenti previsti dalla legge 241/90;

c. rilascio dichiarazioni e certificazioni relative all'attività. 

• per quanto concerne l'aspetto relativo all’ ” amministrazione del personale" cura, in particolare, l'istruttoria dei seguenti procedimenti: a. inquadramento giuridico-economico (applicazione contratti); 

attribuzione mansioni superiori; 

attribuzione Progressioni Economiche Orizzontali; 

concessione aspettative che interrompono l 'anzianità; 

mutamento mansioni per accertata inidoneità fisica; 

presa d'atto riconoscimento inabilità assoluta e permanente allo svolgimento di qualunque proficuo lavoro; 

concessione aspettative che non interrompono l'anzianità; 

richiesta accertamenti sanitari; 

presa d' atto accertamento inabilità fisica per causa di servizio e non; 

adempimenti connessi ai procedimenti disciplinari – gestione del contenzioso del lavoro (attività di conciliazione e attività stragiudiziali inerenti le controversie); 

denuncia annuale disabili; 

rilascio certificazioni di servizio e copie di atti relative all’attività stessa; 

elabora statistiche previste da specifiche disposizioni di legge, quali:

1) anagrafe delle prestazioni; 

2) distacchi e permessi sindacali; 

3) repertorio confederazioni e organizzazioni sindacali; 

• predispone i contratti individuali di lavoro sia per il personale a tempo determinato che per il personale di ruolo; 
• cura le procedure finalizzate ad una razionale utilizzazione del personale dell’Ente; 
• cura altresì la tenuta e l'aggiornamento della documentazione e delle registrazioni relative all'attività del personale, quali l'organigramma dell'Ente e l'anagrafico del personale (per la parte di competenza), nonché il rilascio di copie di atti e certificazioni relative all'attività stessa; 

• ha il compito di: 

1. fornire un supporto tecnico nella definizione di una struttura organizzativa congruente rispetto agli obiettivi generali e particolari dell'Ente; 
2. garantire una armonizzazione interna; 
3. operare le scelte che incidono sulla organizzazione interna del lavoro, sui meccanismi operativi, sulla politica del personale; 
4. definire nuovi stili direzionali e modelli gestionali idonei a consentire l'efficienza operativa e l'efficacia dei servizi; 
5. per quanto di competenza, partecipa: 
6. alla elaborazione delle norme regolamentari ed alla loro revisione per uniformarle all'organizzazione dell'Ente; svolge, inoltre, attività di consulenza organizzativa interna, nei confronti di tutta la struttura, esprimendo pareri e presentando proposte in armonia con gli indirizzi politici dell'Ente, con il modello organizzativo; 
7. cura la politica di incentivazione, basata su meccanismi contrattuali e predispone per l’Amministrazione comunale schemi di accordi contrattuali decentrati; 
8. assiste il nucleo di valutazione nell’attività da quest’ultimo svolta. 

Formazione e Sviluppo del Personale 

• ha competenza relativamente alla formazione del personale dell'Ente. Le funzioni riguardano: 
• rilevazione dei fabbisogni formativi in collegamento con i programmi dell’amministrazione; 
• predisposizione dei piani di formazione e aggiornamento del personale dell’Ente; 
• organizzazione e gestione degli interventi formativi; 
• autorizzazione alla frequenza di corsi esterni; 
• verifiche delle attività e gestione archivi dati; 
• - elaborazione reports, relazioni, documenti, rendiconti attività; 
• collaborazione all’organizzazione di corsi e gestione della loro parte formativa; 

Ufficio CED 

L’ufficio ha il compito di presiedere lo sviluppo, la realizzazione e la gestione del sistema informativo dell’Ente in un’ottica di integrazione dei vari sottosistemi e delle fonti informative che da essi ne derivano; in un tale contesto l’Ufficio CED svolge un ruolo cruciale in tutto il processo di trasformazione, razionalizzazione e transizione al digitale dell’Ente, per il quale opera in stretta sinergia con l’Area Tecnica. 

Più in dettaglio il CED si occupa di: 

• definire l’architettura del sistema informatico e relativi sottosistemi in relazione al modello organizzativo ed alle finalità dell’Ente; 
• proporre e realizzare progetti volti alla informatizzazione o adeguamento di sistemi e sottosistemi informativi; 
• individuare le risorse hardware e software necessarie alla realizzazione degli obiettivi prefissati; 
• gestire le applicazioni del Sistema Informatico comunale, effettuando gli aggiornamenti periodici e collaborando con le ditte produttrici che effettuano la manutenzione del software, nella risoluzione a distanza di eventuali problemi e quant’altro, ed installando ulteriori postazioni, laddove ciò sia previsto dai contratti di manutenzione ed assistenza; 
• gestire le procedure inerenti gli acquisti di componenti informatiche, ovvero: 
• definire le specifiche tecniche dei componenti o sistemi che devono essere acquisiti; 
• svolgere le attività di indizione ed espletamento di tutte le gare relative all’acquisizione di componenti informatici, di qualsiasi entità economica; 
• gestire le procedure relative ai contratti di manutenzione hardware, definire le specifiche che regolano i rapporti Ente/Fornitore relativamente ai tempi e alle modalità di intervento ed alla tipologia del contratto di assistenza; 
• svolgere le attività di indizione ed espletamento di gare finalizzate alla stipula di contratti di manutenzione; attivare l’assistenza, dopo aver verificato la necessità dell’intervento; verificare e controllare gli interventi effettuati da parte del fornitore; 
• effettuare analisi e controlli delle prestazioni delle risorse hardware e software; 
• elaborare il piano di sviluppo del sistema informatico sulla base delle nuove tecnologie emergenti e degli obiettivi dell’Ente; 
• rilevare ed analizzare i fabbisogni informativi dell’utenza e tradurli, laddove venga ritenuto conveniente, in progetti di automazione; 
• dettare le specifiche tecniche e controllare lo sviluppo di applicazioni eventualmente commissionate all’esterno; 
• gestire la rete informatica, ovvero: - rilevare esigenze di ampliamenti o modifiche dell’attuale sistema di cablaggio; stabilire le specifiche tecniche degli apparati di rete; 
• monitorare le prestazioni della rete, segnalando eventuali necessità di adeguamento e provvedendo a dettare le modalità ed i tipi di intervento; 
• redigere un piano per la manutenzione della rete che si concretizza nella predisposizione di controlli periodici al sistema di cablaggio da parte del personale del Servizio, nella predisposizione di apparati di rete di riserva da utilizzare in caso di guasto e nella eventuale stipula di un contratto di assistenza, da attivare in relazione a problematiche che il personale tecnico dell’Ente non possa fronteggiare per carenza di attrezzature e risorse o in situazioni di particolare criticità; 
• - in caso di stipula di un contratto di assistenza, definire le specifiche che regolano i tempi e le modalità di intervento e la tipologia del contratto di assistenza, individuando i possibili fornitori ed adempiendo ad eventuali attività di espletamento gara. 
• gestire la riservatezza e la sicurezza dei dati archiviati in modo centralizzato, ovvero: 
• definire un piano per la sicurezza informatica, individuando i criteri e le risorse necessarie; 
• provvedere ad installare e configurare gli strumenti software necessari; 
• coinvolgere tutti i settori affinché i criteri di sicurezza vengano rispettati. 
• individuare soluzioni informatiche volte a garantire la continuità di servizio per applicazioni informatiche di natura ‘critica’; 
• gestire ed effettuare interventi, anche complessi, sul software di base ed applicativo, apportando agli stessi anche i relativi aggiornamenti; 
• gestire l’accesso alle banche dati esterne.